Secrétaire assistant(e)

-Traitement des informations relatives à la gestion administrative et commerciale de l¿organisation -Organisation du poste de travail Organiser son poste et son temps de travail dans son périmètre dans le respect des procédures de l¿entreprise Organiser la gestion matérielle et électronique de documents en suivant voire créant la procédure de classement et de diffusion -Rédaction de documents (courriers, compte rendu, rapports) et supports administratifs Produire tous types de documents dans le respect des chartes graphiques, des règles de présentation, des règles orthographiques et grammaticales à l¿aide de logiciel adapté -Gestion administrative des activités achat ¿ vente Produire / traiter tous types de documents commerciaux entrants et sortants Relancer les factures impayées Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l¿activité commerciale Recenser les besoins en consommables en respectant la politique RSE et en gérer les stocks Communiquer et traiter avec les fournisseurs de produits ou services par écrit -Réalisation la préparation des opérations de comptabilité de premier niveau Préparer les pièces comptables justificatives en les classant en dépenses ¿ recettes Effectuer les rapprochements bancaires mensuels -Assistanat d¿un hiérarchique et/ou d¿une équipe dans sa communication et son organisation Accueil et interface physique et téléphonique avec des clients internes et externes Accueillir des clients internes / externes lors d¿accueil en face-à-face (présentiel ou distanciel) ou lors d¿appels téléphoniques -Traiter les demandes d¿information, réclamations et litiges de premier niveau Planification de tâches, rendez-vous et événements (réunions¿) / organisation de déplacements professionnels Planifier des tâches, rendez-vous et des réunions par différents moyens (messagerie, outils partagés), en tenant compte des impératifs des parties prenantes Organiser des événements (réunions, séminaires) en mobilisant les ressources logistiques Effectuer des réservations (salles, hébergement, transport, véhicules) Diffuser des données via des outils collaboratifs afin d¿optimiser le partage et la gestion de l¿information Recherche documentaire, veille Rechercher des informations répondant aux besoins de la hiérarchie/équipe/ Gestion des flux d¿information du service