Titre professionnel secrétaire assistant

L'emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d'un service ou d'une entreprise, ses missions se situant au coeur de l'activité quotidienne. Il intervient en appui administratif et logistique auprès d'un responsable hiérarchique ou d'une équipe, assure la coordination et l'organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines. Il peut contribuer à la gestion de certains dossiers spécifiques. Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l'image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle. Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone. Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochable. Il effectue la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques. Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements. Au sein du service commercial de l'entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs. Selon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.

Le titre professionnel Secrétaire Assistant est délivré par le ministère du Travail et est reconnu par l'État à l'obtention des deux CCP. Il est de niveau 4 (niveau bac) au titre des RNCP. Les compétences et connaissances : La formation au Titre Professionnel de Secrétaire Assistant vous prépare à : - Gérer les tâches administratives (accueil, standard, courrier, mails), des agendas et l'organisation de réunions ou déplacements - Rédiger les comptes-rendus de réunion, et les diffuser - Communiquer avec le personnel de l'entreprise, ainsi qu'avec les clients et fournisseurs en apportant des réponses aux demandes - Assurer une bonne image de l'entreprise, en interne et à l'externe C¿est un soutien administratif et logistique aux fonctions de direction et des responsables de service, qui intervient souvent en tant que coordinateur auprès des équipes. Modalités de l'examen Les candidats devront avoir réalisé : - 100 % de leur formation, - Quatre (4) semaines de stage, - Le dossier professionnel correspondant à leur stage. Période d'inscription L'inscription sera faite en fonction des deux périodes prévues par an. Le calendrier sera transmis après votre inscription. La ville principale de passage du titre est Lyon par défaut, d'autres centres d'examen s'ouvriront ultérieurement. Modalités d'évaluation : Mise en situation professionnelle : 04 h 20 min La mise en situation professionnelle est constituée de deux parties se déroulant dans le contexte d'une même entreprise fictive : 1ère partie : mise en situation écrite (durée 4 h 00) À partir d'informations et de consignes, le candidat traite différents dossiers dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires, en choisissant les logiciels qui lui semblent les mieux adaptés. 2ème partie : mise en situation orale (durée 10 min + 10 min de préparation) À partir d'un scénario préétabli choisi par le jury, le candidat dispose de 10 minutes de préparation avant de traiter un appel téléphonique d'une durée de 10 minutes, y compris la rédaction d'un message à partir des notes prises pendant l'appel. Entretien technique : 00 h 25 min À partir d'un guide de questionnement, le jury interroge le candidat sur sa pratique et ses connaissances portant sur : - le classement, l'archivage et la traçabilité des informations - la planification et l'organisation des activités d'une équipe - le suivi administratif courant du personnel Entretien final : 00 h 15 min Y compris le temps d'échange avec le candidat sur le dossier professionnel. Le jury évalue la représentation que se fait le candidat de l'emploi et des comportements professionnels induits. Durée totale de l'épreuve pour le candidat : 05 h 00 min