Exercer la mission d'organisation et de suivi des achats

ORGANISATION DE LA COLLECTE, ANALYSE ET DEFINITION DES BESOINS D’ACHAT DE L’ENTITE Les étapes du process Achats Les outils d’analyse de la dépense Comment exprimer le besoin de façon objective et explicite ? Les différents types de cahier des charges et quelles informations joindre dans ce dernier ? Identifier les risques à l’achat : les basiques de l’analyse de marché fournisseur Organiser son temps en fonction du niveau de risque et de l’enjeu de l’achat : la matrice de Kraljic RECHERCHE, IDENTIFICATION ET SELECTION DES FOURNISSEUR Recherche, identification et sélection des fournisseur, Comment organiser le sourcing ? La recherche de fournisseurs et les outils associés La demande d’information RFI Les quatre étapes du sourcing : identification, pre-screening, évaluation et sélection d’une short-List Evaluer les offres commerciales et les capacités des fournisseurs repérés et sollicités, en s’appuyant sur leur analyse multicritère, afin d’identifier les opérateurs présentant les meilleures garanties et propositions en adéquation avec ses besoins et critères de choix. Piloter la consultation des achats : les bonnes pratiques dans le lancement des appels d’offres, les documents à joindre, les tableaux d’analyse des offres. Analyser les offres reçues et les coûts pour choisir la meilleure solution pour l’entreprise Choisir la meilleure offre et préparer la négociation REALISATION DE L’ACHAT DE BIENS OU SERVICES Préparer la négociation Construire une grille de négociation et identifier des arguments pour résister face au vendeur Etre résistant et crédible en négociation : les règles d’or ! Adapter sa posture de négociation en fonction de la situation (identifier les opportunités et les contraintes), comprendre la relation Client – fournisseurs le lien avec l’analyse de risques GESTION, SUIVI ET CONTROLE DES COMMANDES ET ACHATS Elaborer ou collaborer à l’élaboration du contrat fixant les termes du marché à l’issue de la négociation, en veillant à sa conformité au niveau légal et en vérifiant la présence de toutes les clauses et accords convenus, afin de sécuriser le marché et de garantir l’engagement du fournisseur Assurer la gestion administrative des commandes et achats, en veillant à l’établissement, au traitement et au suivi des pièces justificatives (bons : de commande, de livraison, factures…) Contractualisation avec le fournisseur retenu Le contrat et les documents contractuels : Contrat, Commande… Identifier le cadre contractuel de la relation Client fournisseur : contrat, CGA et CGV Les principales clauses contractuelles & les différents types de contrat adaptés pour les achats stratégiques de l’entreprise Gestion, suivi et contrôle des commandes et achats Contrôler la bonne exécution des commandes Evaluation de la performance Fournisseurs sur une base multicritères Qualité Coûts Délais, comme un outil de progrès : communiquer au fournisseur les résultats de son évaluation Mesure de la performance :