Titre professionnel secrétaire assistant

Notre Titre Professionnel Secrétaire Assistant vous prépare au mieux à occuper un poste clé au coeur de l'entreprise. En étroite collaboration avec la direction, vous saurez l'assister dans les missions de gestion et d'organisation administrative.

L'emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d'un service ou d'une entreprise, ses missions se situant au coeur de l'activité quotidienne. Il intervient en appui administratif et logistique auprès d'un responsable hiérarchique ou d'une équipe, assure la coordination et l'organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines. Il peut contribuer à la gestion de certains dossiers spécifiques. Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l'image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle. Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone. Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochable. Il effectue la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques. Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements. Au sein du service commercial de l'entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs. Selon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.

Module 0 - Connaissances de base & Compétences transversales BC 0-1 Manipulation de logiciels de bureautique BC 0-2 Français : Expliquer la méthodologie de la culture générale BC 0-3 Converser en anglais BC 0-4 L'environnement de l'entreprise Module 1 - Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités BC 1-1 Communication orale et téléphonique BC 1-2 Rédaction de messages et de courriers BC 1-3 Constitution et classement du dossier BC 1-4 La gestion du courrier électronique BC 1-5 Les médias sociaux BC 1-6 Définir la sécurité des données BC 1-7 L'information BC 1-8 Planifier et organiser les activités de l¿équipe Module 2 - Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines BC 2-1 Traiter des opérations administratives des achats BC 2-2 Trucs et Astuces BC 2-3 Traiter des opérations administratives des ventes BC 2-4 Traiter des règlements BC 2-5 Appliquer sur un logiciel de gestion commerciale BC 2-6 Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes BC 2-7 Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale BC 2-8 Assurer le suivi administratif courant du personnel Module 3 - Dossier professionnel BC 3-1 Dossier professionnel