Employé administratif et d'accueil tp de niveau 3

Apports théoriques et applications pratiques ; production de travaux informatisés sur différents logiciels pour optimiser la prise de poste rapide. Mises en situation de groupe.

Acquérir les compétences techniques d'un(e) Employé(e) dans le respect du secret professionnel, ce qui implique le souci de la confidentialité et le devoir de réserve. Les règles d’accueil et d’écoute active sont essentielles dans ce métier dans lequel le relationnel avec tout type de public est essentiel Assurer le traitement administratif et les planning de rendez-vous dans un service de toute nature en Petite, Moyenne ou Grande entreprise privée ou publique. Acquérir une expérience professionnelle par le biais des stages pratiques. Se familiariser avec le milieu et favoriser ainsi l'insertion professionnelle.

Traitement de texte Word - Saisir, sauvegarder et imprimer un texte simple - Produire un texte plus élaboré, une lettre, une affichette ou un court rapport - Réaliser un publipostage Tableur Excel : Produire et mettre en page un tableau simple- Produire un tableau intégrant les calculs et fonctions- Internet :Rechercher efficacement des informations sur le Web. Être capable d'échanger des courriers et fichiers avec d'autres personnes Réaliser les travaux administratifs courants : Compléter et mettre en forme des écrits professionnels : Courriers, notes, tableaux, graphiques, dans le respect des règles orthographiques et grammaticales et des normes professionnelles - Saisir, actualiser et contrôler des données : Mettre à jour des données chiffrées ou non afin d'assurer le suivi des informations nécessaires au bon fonctionnement de la structure (tableaux de bord) - Gérer la disponibilité des équipements et suivre les consommables : Vérifier l'état des stocks de consommables, la disponibilité des équipements et des salles, effectuer la mise à jour des documents de suivi : plannings, fiches de stocks (logiciel de gestion) - Reproduire, numériser et classer des informations pour le partage et la conservation des documents :Classement, archivage papier ou informatique : connaissance des règles des différents modes de classement, supports et matériels de classement, utilisation des matériels de duplication : photocopieur, scanner, imprimante… Accueillir et renseigner les interlocuteurs, contribuer à la diffusion de l'information : Recevoir, orienter, renseigner le visiteur à l'accueil, gérer simultanément l'accueil physique et téléphonique - Traiter les appels téléphoniques, généralités sur la communication : Le vocabulaire, le mécanisme (émetteur, récepteur, canal de communication, feed-back), les niveaux de langage, le comportement, les gestes - Prendre des messages, tenir à jour des agendas : émettre ou recevoir des appels, les filtrer, les transférer ou renseigner les interlocuteurs, consulter les agendas et tenir compte des informations qui y figurent pour renseigner les interlocuteurs - Rechercher et transmettre des informations à partir d'une demande : A partir de demandes émanant de la hiérarchie, consulter les sources d'informations appropriées et sélectionner les informations utiles aux demandes reçues (réservations de billets d'avion, SNCF, hôtel etc.) -Traiter le courrier entrant et sortant : Réceptionner, enregistrer et diffuser le courrier entrant, préparer, envoyer le courrier sortant à l'aide des tarifs postaux et outils adéquats : pèse-lettres, machine à affranchir En entreprise Compléter et mettre en forme des écrits professionnels : Courriers, notes, tableaux Reproduire, numériser et classer des informations pour le partage et la conservation des documents : Classement, archivage papier ou informatique Recevoir, orienter, renseigner le visiteur à l'accueil, gérer simultanément l'accueil physique et téléphonique Traiter les appels tél