Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités

Formation certifiante, axée sur la pratique, idéale pour travailler dans tous types de structures. Modules courts, concrets et professionnalisants pour une insertion rapide.

Cette formation a pour objectif de permettre au stagiaire d’acquérir les compétences nécessaires pour assister une équipe de manière efficace, en prenant en charge la production et la gestion des documents professionnels, la communication écrite et orale, ainsi que l’organisation des activités collectives ou individuelles (réunions, déplacements, rendez-vous…). À l’issue de la formation, le participant sera capable de : Produire des documents professionnels courants à l’aide des outils bureautiques adaptés, dans le respect des normes de présentation et des consignes données (lettres, notes, comptes rendus, tableaux, plannings, etc.) ; Assurer la traçabilité et la conservation des informations, à travers une gestion structurée et sécurisée des documents physiques ou numériques (classement, archivage, partage) ; Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement, y compris en anglais dans un contexte professionnel simple ; Planifier les activités de l’équipe, en utilisant des outils de gestion du temps (agenda partagé, outil collaboratif, planning) et en organisant efficacement les réunions ou déplacements ; Appliquer les règles de confidentialité, de rigueur et de hiérarchisation de l’information, en adaptant sa communication aux destinataires internes ou externes.

Module 1 – Produire des documents professionnels courants - Utiliser les logiciels de traitement de texte et de tableur (Word, Excel) - Rédiger et présenter des documents professionnels (lettres, notes, rapports, comptes rendus, tableaux) - Appliquer les règles de mise en page professionnelle (typographie, structuration, clarté) - Vérifier l’orthographe, la syntaxe et l’adéquation du contenu au destinataire Module 2 – Assurer la traçabilité et la conservation des informations - Organiser le classement physique et numérique (papier, informatique, cloud) - Respecter les règles de confidentialité et de gestion documentaire (RGPD, hiérarchisation, archivage) - Mettre en place des outils de suivi et de transmission de l’information (tableaux de bord, fiches de suivi) Module 3 – Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement - Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique - Transmettre des informations de manière claire et professionnelle - S’exprimer avec aisance dans un contexte professionnel en français - Utiliser des phrases types en anglais pour l’accueil et la prise de message (niveau A1/A2) Module 4 – Planifier les activités de l’équipe - Gérer un agenda partagé (réunions, déplacements, rendez-vous) - Préparer et organiser une réunion (convocations, logistique, ordre du jour) - Utiliser les outils collaboratifs (messagerie, agenda, cloud, tableaux partagés) - Prioriser les tâches et gérer les imprévus dans l’organisation de l’activité