Outlook : messagerie et agenda

Formation à 6 participants maximum Formation permettant de gagner du temps et s'organiser avec Outlook Animation en présentiel avec mise en place d'exercices adaptés et concrets Remise d'un support électronique élaboré par nos formateurs

• Savoir gérer et automatiser la messagerie Outlook • Savoir gérer le calendrier • Maîtriser les outils collaboratifs

1- Rappels des fonctionnalités de base sur la messagerie • Notion A, CC, CCI Option • Accusé de lecture, réception • Répondre/ Transférer un message • Insérer une pièce jointe • La signature 2- Maîtriser et automatiser sa messagerie avec Outlook • Options des messages (envoi différé, bouton de votes, …) • Utiliser les accusés de lecture, accusés de réception • Rechercher des messages • Gérer les rappels • Paramétrer le gestionnaire d'absence • Automatiser l'organisation des messages à l'arrivée et au départ (selon version utilisée) - en utilisant les couleurs, les affichages, les dossiers - en supprimant les courriers indésirables - en créant des règles de classement • Utiliser et paramétrer les options de suivi Bien gérer sa messagerie (taille, suppressions utiles ..) • Archiver des messages (présentation succincte) • Paramétrer et Gérer son dossier d'archivage (*.pst) Les limites de l'archivage (stockage local) 3- La gestion des contacts • Créer, modifier et supprimer des contacts • Créer un contact à partir d'un message électronique • Ajouter des champs pour compléter les informations de la fiche • Création d'une liste de diffusion. 4- Bien gérer ses emplois du temps sur Outlook • Planifier un rendez-vous Les paramètres d'un rendez-vous : Périodicité, Privé • Visualiser le calendrier d'un autre utilisateur (serveur Exchange requis) • Partager son calendrier • Créer un agenda de groupe • Planifier une réunion • Inviter des participants à une réunion • Sélectionner une plage horaire disponible pour l'ensemble des participants • Gérer les confirmations et les annulations • Modifier une réunion 5- Gagner du temps en organisant ses tâches • Créer une tâche, affichage des tâches, modification, assignation et paramétrage des tâches • Impression des tâches • Organisation et recherche des tâches